Ontslagen om declaratiebonnetje van 12 euro

Buitensporig hoge kosten declareren bij de baas mag uiteraard niet, weet iedereen. Toch is het vaak geen reden voor ontslag, vinden rechters. Onjuist declareren is dat wel, zelfs waar het 12 euro betreft.

Wat als je als werknemer ten onrechte een niet genoten lunch declareert? En wanneer je als financieel directeur alleen in vijf sterren hotels wilt overnachten? Hoewel we allemaal weten dat dergelijk gedrag niet de bedoeling is, is vooral het onderscheid tussen onjuist en excessief declareren van belang. Dat leert de rechtspraak. Twee voorbeelden:

Zes jaar geleden oordeelde de Amsterdamse kantonrechter in een kwestie van twee werknemers van KPN die ten onrechte een maaltijd van € 12 declareerden. Deze werknemers, die ruim tweeduizend euro per maand verdienden, hadden ten onrechte bonnen gedeclareerd voor een maaltijd die zij niet hadden genuttigd. Vervolgens vertelden zij niet de waarheid toen zij hiermee werden geconfronteerd. Integendeel; zij legden een leugenachtige verklaring af.

Vertrouwen geschonden

De kantonrechter stelde vast dat deze beide werknemers daarmee valsheid in geschrifte pleegden. Daardoor kon de werkgever het vertrouwen in het correct declareergedrag van de twee verliezen. Ondanks dat de kantonrechter de leeftijd en het lange dienstverband van de werknemers in zijn afwegingen meeneemt, oordeelt hij dat het feit (plus voorbedachte rade, leugens en daarmee geschonden vertrouwen in het declaratiegedrag) een ontbinding wegens dringende reden rechtvaardigt. De arbeidsovereenkomst werd per direct ontbonden, zonder vergoeding. Ook kwamen de werknemers waarschijnlijk niet in aanmerking voor een WW uitkering nu zij verwijtbaar werkloos werden.

Tophotels

Kijken we nu naar buitensporig declareren. Het gaat om een werkneemster die in 2007 in dienst was getreden bij de financiële dienstverlener als commercieel directeur/adviseur van de Board. Zij ontving daarvoor het salaris van € 11.575 bruto per maand (plus jaarlijkse bonus van ruim € 367.000). Na een jaar blijkt de werkneemster excessief te declareren. Niet alleen overnachtte ze alleen in tophotels, ook presenteerde ze torenhoge taxirekeningen doordat ze de taxi-chauffeur tijdens meetings altijd met draaiende motor liet wachten.

Excessief is nog niet frauduleus

De kantonrechter te Amsterdam oordeelt op 25 juni van dit jaar dat de werkneemster weliswaar excessief declareerde, maar niet frauduleus. Zij had niet behoeven te begrijpen dat haar kosten het voor het bedrijf acceptabele niveau overstegen. De werkgever had haar bezwaren aan de vrouw kenbaar moeten maken en haar moeten vragen haar gedrag te wijzigen. Verder speelde de positie van de vrouw een rol en het feit dat zij meedeed in de top van de internationale financiële wereld. De kantonrechter ontbond de arbeidsovereenkomst met in achtneming van een opzegtermijn van een maand en de vrouw ontvangt een vergoeding van € 600.000.

Werkgever moet duidelijke regels stellen

Is dat terecht? Gevoelsmatig lijken de KPN'ers zwaar te zijn gestraft voor hun declaratiegedrag en er nogal bekaaid vanaf te zijn gekomen, terwijl de commercieel directeur royaal werd beloond voor haar declaratiegedrag. De crux zit hem in het verschil tussen excessief en onterecht declareren. Hoe dun deze scheidslijn ook is, een werkgever doet er verstandig aan duidelijke regels op te stellen met betrekking tot declaratiegedrag zodat bij het overtreden van de regels kan worden ingegrepen en zelfs een ontslag zonder vergoeding kan volgen. Doet een werkgever dat niet, dan loopt hij het risico dat de declaraties 'slechts' als excessief worden aangemerkt, wat hem duur kan komen te staan.